L’archivio Ugo Allegri consta in migliaia di immagini raccolte durante l’ attività dello studio fotografico e conservate nel tempo fino ad oggi.
Nonostante l’archivio fosse da sempre ben organizzato, con una suddivisione per committenti, necessitava di un’operazione ulteriore per analizzarne, esaltarne al meglio e fissarne in modo definitivo le caratteristiche e le proprietà in qualità di patrimonio documentario prezioso e insostituibile.
Così, pur non senza difficoltà, si è creato un database “su misura”, per rendere più semplice il monitoraggio materiale delle lastre e dei negativi garantendo in questo modo la conoscenza e la conservazione di una fonte documentaria così importante per la memoria storica.
Il lavoro di catalogazione dell’intero materiale è stato effettuato in base alla “Scheda F” (database suddiviso per campi di ricerca: collocazione, committente, luogo della ripresa, data della ripresa, soggetto, thesaurus o parola-chiave che indica il genere del servizio fotografico) messa a punto nel 1999 da parte dell’Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione del Ministero per i Beni e le Attività Culturali adottando per la descrizione dei documenti fotografici quello già adottato precedentemente per il rilevamento dei dati nella catalogazione degli altri beni storico artistici.
La compilazione della Scheda F garantisce una corretta ed esaustiva descrizione del bene fotografico e crea un equilibrio tra le esigenze di chi usa, conserva e gestisce le immagini a scopo storico-documentario e quelle che sono le caratteristiche linguistiche e espressive interne alla fotografia stessa.
Il procedimento è stato lungo e complesso, ma necessario per trovare una qualsiasi serie fotografica tramite i risultati ottenuti con le ricerche incrociate tra i vari campi.
La catalogazione dell’archivio Ugo Allegri secondo le direttive dell’ICCD è stata compiuta partendo dalla consapevolezza che la fotografia è una fonte a tutti gli effetti e come tale è produttrice di documenti storici uguali nei diritti a quelli derivanti dalle fonti tradizionali, che vanno quindi conservati secondo precise regole nei corrispondenti archivi fotografici che di conseguenza a loro volta diventano una irrinunciabile e irripetibile fonte documentale.
Per comprendere le dinamiche di un archivio fotografico è importante, prima di tutto, svelare il significato del termine “produzione” dell’immagine. In pratica definire chi ha realizzato l’evento fotografico, cioè il momento dello scatto consistente in un delicato equilibrio tra tecnica e arte, per chi ha operato e per quale fine, riflettendo sulla sua cultura, sui linguaggi espressivi e sulle modalità tecniche di produzione da lui utilizzati.
Un archivio fotografico è frutto di una attività professionale che, a differenza di quella amatoriale con scopo unicamente personale, è realizzata nel contesto di una attività lavorativa e è basata sul lavoro di uno studio fotografico per soddisfare sia richieste private sia quelle da parte di aziende a fini commerciali o di documentazione, ma è necessario sottolineare che «un deposito per quanto ampio di materiali fotografici non è di per sé un archivio». Esiste, infatti, una differenza sostanziale tra materiale archivistico e un vero e proprio archivio, cioè una raccolta di documenti legati tra loro, e precisamente la raccolta ordinata di documenti formatasi nel tempo durante lo svolgimento dell’attività da parte del “produttore” e da lui conservata per conseguire vari scopi da quello economico a quello giuridico o culturale.
La fotografia è documento e un archivio fotografico rappresenta una insostituibile ricchezza proprio perché garantisce il loro stare insieme in un complesso organico.